Comment faire soi-même la comptabilité de son entreprise ?
Économiser sur les honoraires d’un expert-comptable et garder le contrôle de ses finances sont des motivations fortes pour les entrepreneurs. Mais entre obligations légales complexes et risques d’erreur, est-ce réaliste pour vous ? Ce guide complet 2024 vous explique pas à pas comment tenir votre comptabilité, les outils indispensables (dont les logiciels hors ligne comme Express Invoice et Excel), et quand il devient crucial de faire appel à un professionnel. Que vous soyez auto-entrepreneur, SASU ou SARL, vous saurez tout.
Peut-on vraiment faire sa comptabilité soi-même ?
La réponse est oui, mais sous conditions. Tout dépend de votre statut juridique, de la complexité de votre activité et de votre rigueur administrative.
Obligations légales selon le statut (source : service-public.fr)
- Micro-entreprise (ex-auto-entreprise) : Le régime le plus simple. Vos obligations se limitent à :
- Tenir un livre des recettes (un registre chronologique de vos ventes).
- Conserver tous vos justificatifs (factures, reçus…) pendant 10 ans.
- Déclarer votre chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement.
- Pas de bilan comptable à publier.
- Société (SAS, SASU, EURL, SARL) et EI au réel : Les obligations sont plus lourdes. Vous devez (source) :
- Tenir une comptabilité dite « complète » : livre-journal, grand livre, balance.
- Établir des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe).
- Déclarer la TVA et les impôts sur les sociétés (IS).
- Ouvrir un compte bancaire professionnel dédié (obligatoire pour les sociétés) .
- Faire approuver les comptes en assemblée générale (pour les sociétés).
Risques et limites à connaître
- Le risque d’erreur : Une erreur de saisie peut conduire à des redressements fiscaux coûteux.
- Le temps investi : La compta peut devenir très chronophage et vous détourner de votre cœur de métier.
- La complexité fiscale : Les règles changent fréquemment. Il faut se tenir informé en permanence.
- Le manque de vision stratégique : Un expert-comptable est aussi un conseiller. Le faire soi-même, c’est se priver de son expertise pour optimiser sa fiscalité.
Les étapes pour tenir sa comptabilité soi-même
1. Organiser et conserver ses pièces comptables
C’est la base incontournable. Sans une organisation impeccable, rien n’est possible.
- Classement : Créez un système numérique pour classer vos factures clients, factures fournisseurs, relevés bancaires et notes de frais. Utilisez des dossiers par mois et par type.
- Conservation : Les documents doivent être conservés pendant 10 ans en France. Le scan et le stockage cloud sécurisé sont vos meilleurs alliés. Pour plus de détails, consultez notre guide : Comment bien organiser ses factures et justificatifs ?
2. Tenir un livre-journal et un grand livre
- Livre-journal : C’est la chronique de toutes les opérations de l’entreprise, jour après jour (ventes, achats, charges…).
- Grand livre : Il regroupe toutes les écritures par compte comptable (compte 60 « Achats », 70 « Ventes », etc.). C’est la colonne vertébrale de votre compta.
Conseil : Un bon logiciel de comptabilité génère ces documents automatiquement.
3. Faire ses rapprochements bancaires
Étape cruciale pour éviter les erreurs ! Il s’agit de vérifier que toutes les opérations enregistrées dans votre compta correspondent exactement à celles de votre relevé bancaire. Cela permet d’identifier les décalages, les oublis et les erreurs.
4. Déclarer la TVA et autres obligations fiscales
- Déclaration de TVA : Selon votre régime (franchise, réel simplifié ou normal), vous devrez la déclarer mensuellement ou trimestriellement sur le site des impôts.
- Autres déclarations : Déclaration de résultat (BIC ou IS), CFE (Cotisation Foncière des Entreprises), etc. Notez bien tous les délais dans un calendrier !
(Infographie : Schéma simplifié du cycle comptable : De la facture au bilan)
Légende : Visualisez le parcours d’une écriture comptable, de la saisie à la déclaration.
Les outils indispensables pour réussir
Logiciels de comptabilité accessibles
Ils automatisent les écritures, génèrent les déclarations et limitent les erreurs. De nombreuses solutions cloud (SaaS) existent, mais si vous préférez une solution hors ligne, Express Invoice de NCH Software est une option simple et gratuite (en version de base) pour la facturation et la gestion des clients. Il permet également l’export de vos données vers Excel pour une analyse plus poussée .
Tableaux Excel ou Google Sheets
- Avantages : Coût faible, personnalisation totale. Idéal pour débuter avec une très petite activité (micro-entreprise).
- Inconvénients : Très chronophage, risque d’erreur manuelle accru, pas de mise à jour automatique des normes fiscales.
[➡️ TÉLÉCHARGER NOTRE MODÈLE EXCEL DE SUIVI COMPTABLE GRATUIT]
Applications de facturation et gestion des dépenses
Pour compléter votre organisation, des outils comme Facture.net, Zervant (facturation) ou Pennylane (compta plus complète) peuvent être d’excellents compromis.
(Image : Tableau comparatif des outils comptables)
| Outil | Type | Prix | Idéal pour | Lien |
|---|---|---|---|---|
| Express Invoice | Logiciel hors ligne | Gratuit (limité) / Payant | Micro-entrepreneurs, facturation simple | [Voir le site] |
| Excel/Sheets | Tableur | Payant/Gratuit | Débutants, très petite activité | – |
| QuickBooks | Logiciel Cloud | Abonnement | TPE, petites équipes | [Voir offre] |
| Sage Comptabilité | Logiciel Cloud/Desktop | Abonnement | TPE/PME | [Voir offre] |
Comparatif des principaux outils pour faire sa comptabilité soi-même. Découvrez notre article détaillé : [Les meilleures solutions de logiciels de comptabilité pour TPE/PME].
Astuces pour éviter les erreurs courantes
- Mauvaise saisie de données : Relisez-vous toujours ! Une simple virgule mal placée peut tout changer. Utilisez l’import bancaire automatique des logiciels pour limiter les saisies manuelles.
- Retards de déclarations : Utilisez un agenda des échéances fiscales avec des alertes. C’est non-négociable pour éviter les pénalités.
- Mauvaise organisation des justificatifs : Prenez 10 minutes chaque jour pour classer vos documents. Un classeur numérique bien organisé vous fera gagner des heures plus tard.
Quand faire appel à un expert-comptable ?
Faire sa compta soi-même a des limites. Il est judicieux de déléguer dans ces situations :
- La création de votre société (SAS, SARL…) : Il vous aidera à faire les meilleurs choix juridiques et fiscaux .
- Une croissance rapide ou un changement d’échelle.
- Un contrôle fiscal : Son expertise est indispensable pour vous accompagner.
- Dès que la complexité dépasse vos compétences (opérations exceptionnelles, levée de fonds…).
- Si vous passez plus de temps sur la compta que sur le développement de votre business : Son coût est alors souvent compensé par le temps regagné.
Pour aller plus loin, lisez notre article dédié : [Quand faire appel à un expert-comptable ?]
FAQ (Foire aux questions)
Question : Est-il légal de faire sa comptabilité soi-même ?
Réponse : Oui, tout à fait. Aucune loi n’oblige à recourir à un expert-comptable. Cependant, vous êtes tenu de respecter toutes les obligations légales de votre statut juridique (micro-entreprise, société…), sous peine de sanctions.
Question : Quel est le meilleur logiciel gratuit pour faire sa comptabilité ?
Réponse : Pour une solution très simple et hors ligne, Express Invoice offre une version gratuite (limitée à 5 clients) pour la facturation. Pour une comptabilité plus complète en cloud, des outils comme Indy ou Dougs proposent des plans gratuits intéressants pour les auto-entrepreneurs. Notre [comparatif des logiciels gratuits] vous aidera à choisir.
Question : Comment exporter ses données de Express Invoice vers Excel ?
Réponse : Dans Express Invoice, allez dans l’onglet « Reports » (Rapports), sélectionnez le rapport souhaité (ex: « Invoices Report »), puis cliquez sur « Export ». Choisissez le format Excel (.xls) pour l’exporter. Notez que les exports complets peuvent être limités dans la version gratuite .
Question : Quelles sont les obligations de conservation des documents ?
Réponse : En France, vous devez conserver l’ensemble de vos pièces comptables (factures, relevés bancaires…) et vos livres comptables pendant 10 ans (article L.123-22 du code de commerce). Le stockage au format numérique est autorisé.
Ressources utiles pour aller plus loin
- Guides officiels : Le site service-public.fr et impots.gouv.fr sont des mines d’informations gratuites et à jour.
- Formations : De nombreux organismes (GRETA, Chambre de Commerce, plateformes en ligne) proposent des formations courtes en comptabilité pour non-comptables.
- Notre blog : Consultez nos autres guides pour approfondir :
